La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour un poste d’un(e) Chargé(e) d’administration.
Date limite de réception des candidatures : 25/05/2014
A. Domaine de responsabilité
Le/la Chargé(e) d’Administration a pour principale responsabilité d’assurer le fonctionnement administratif, la gestion des contrats, la comptabilité du projet, ainsi que la communication interne et externe, la documentation du projet et le soutien du chef de projet dans la gestion des contrats GIZ. La règlementation interne de la GIZ (OuR) constitue la base de travail.
Dans ce sens, le/la titulaire du poste aura les attributions suivantes :
B. Attributions
1. Organisation administrative et logistique
- Organiser des séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges, et autres.
- Organiser le transport des collaborateurs.
- Superviser l’utilisation des véhicules du Programme conformément au règlement de la GIZ et organiser l’agenda des chauffeurs.
- Suivre et contrôler les carnets de bords ainsi que la consommation mensuelle des véhicules de service.
- Préparer les courriers relatifs aux demandes de prolongation des ordres de mission des collaborateurs du projet via le partenaire local (pour véhicules de services).
- Préparer les envois des publications réalisées dans le cadre du projet aux partenaires concernés.
- Traiter le courrier, répondre au téléphone et établir une communication de travail constante avec le Bureau GIZ sur toutes les questions administratives, contractuelles, logistiques et/ou financières, menant au respect des règles et des délais de la GIZ.
- Co-rédiger les TDR des consultants et rédaction des TDR des stagiaires contractuels avec le projet.
- Rédiger les engagements et contrats de stage en concert avec le Bureau GIZ.
- Assurer le suivi des contrats des consultants avec le Bureau GIZ ainsi qu’avec les collaborateurs du projet.
- Assurer le suivi des demandes d’exonération de TVA de concert avec le bureau de la GIZ.
- Assurer le suivi et la facilitation des demandes de franchise douanière de tout matériel importé auprès du partenaire local et en concert avec le Bureau GIZ.
- Faciliter l’échange d’information et la communication entre les membres de l’équipe du projet avec les partenaires et autres institutions.
- Assurer le suivi des subventions locales et des conventions établies avec le projet en concert avec le Bureau GIZ.
- Prise de notes et préparation des comptes-rendus des réunions.
- Assurer la gestion du système de classement qui respecte la classification et les règles de la GIZ.
- Assurer la gestion de la documentation physique et électronique du projet inclus l’insertion des documents dans DMS.
2. Gestion comptable
- Assurer, en étroite collaboration avec le Bureau GIZ, les décomptes des missions ainsi que le suivi du paiement des contrats de consultants et prestations de service.
- Gérer la comptabilité du projet.
- Gérer la caisse et le compte bancaire du projet.
3. Gestion du matériel
- Assurer que le Programme soit approvisionné en fournitures de bureau et autres matériels pour son fonctionnement.
- Tenir un dossier d’achat et une liste d’inventaire selon les règles de la GIZ.
- Veiller au bon fonctionnement des équipements et matériels de bureau ainsi qu’à son entretien.
C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification :
- Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+4) ;
- Avoir une excellente maîtrise de l’arabe et du français, la connaissance de l’allemand et de l’anglais serait appréciée ;
- Avoir de bonnes connaissances en informatique: Windows (Word, Excel, PowerPoint) ;
- Etre capable de travailler en équipe et à communiquer avec différents partenaires ;
- Souhaiter travailler sur les sujets suivants : Biodiversité, changements climatiques, économie de l’environnement, genre.
Expérience professionnelle :
- Expérience d’au moins 5 ans dans le domaine de la gestion administrative ;
- Expérience dans la gestion des projets;
- Expérience d’au moins 2 ans dans un organisme internationale.
Lieu d’affectation et durée du contrat
- Lieu d’affectation: Rabat.
- Durée du contrat: du 01/06/2014 au 30/06/2016.
Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante : rh-maroc@giz.de avant le 25/05/2014, en mentionnant « Rec. Chargé(e). Adm». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.
